Møt dem én og én
Sist oppdatert:Ingen lærer deg hvordan du leder folk du ikke har myndighet over til å gjennomføre idéene dine. Nøkkelen ligger i en-til-en-møter.
Jeg jobbet et par år som konsulent, og det var ikke før etterpå at jeg skjønte at en av ferdighetene seniorene prøvde å lære meg var å få gjennom vanskelige avgjørelser.
Jeg tenkte det holdt å skrive en god analyse med anbefalinger. Presenter den i avslutningsmøtet og dra hjem. Ferdig.
Men prosjektlederne la opp til en mengde en-til-en møter. De ville teste anbefalingene våre med hvert enkelt medlem av ledergruppen (og ofte flere andre). Hver gang noen hadde en innvending, tok vi det med i neste presentasjon. Når vi til slutt presenterte anbefalingene, var det ingen overraskelser, og alle kunne se at deres innspill var med.
Det tok litt tid før jeg skjønte at disse en-til-en-møtene var nøkkelen til at ledergruppen ville lytte til anbefalingene.
Du må gjøre fotarbeidet
Hvem som helst kan lufte frustrasjon i et fellesmøte, men det er få som klarer å gjøre frustrasjonen til en anbefaling.
Det er enda færre som klarer å lede anbefalingen til beslutning.
Ledere sier ikke nei fordi de er dumme eller late.
Problemet er at de har sett sin andel halvtygde forslag. Hvis det gjenstår for mye arbeid på et forslag, er det ikke sikkert de har kapasitet. Hvis tiltaket skaper problemer i naboavdelingen, er det de som må ta konsekvensene. Hvis det er de som må utrede, tenke på andreordenseffektene og forhandle med naboavdelingene, blir det enklere å late som de ikke hørte anbefalingen din.
Men du kan gjøre det lett for dem med relativt enkle grep:
1. Snakk med interessentene hver for seg
Finn ut hvem som blir påvirket av anbefalingen din, og hvem som har myndighet. Hvem må godkjenne beslutningen, hvem må utføre den og hvem må støtte den?
Snakk med dem. Som regel er det ingen som har lyst til å være den første til å si ja, så de vil spørre deg: «Har du snakket med de andre?»
Hvis du møter dem som gruppe blir disse menneskene til en konservativ sirup. Du må derfor møte dem en og en, slik at de snakker åpent.
2. Forstå innvendingene deres
Any problem immersed in empathy becomes soluble.
Analysen og anbefalingene er foreløpig bare på tegnebrettet. Si det, og fortell at du ønsker å høre bekymringene deres. Ikke forsøk å overbevise dem om at du har rett. Din jobb er å forstå hvordan verden ser ut fra deres ståsted og hvordan de blir påvirket.
Ingen vil lytte til deg før de forstår at du lytter til dem.
3. Ta med innvendingene i neste utkast
Endre analysene og anbefalingene så alle kan se at de har vært med å påvirke analysen. Da gir du dem eierskap til forslaget ditt. Det er ikke lenger 100 % slik du ville gjort det, men det gjør det lettere å gjennomføre.
Nå kan du enten ta en runde til med en og en, eller – når de viktigste innvendingene er håndtert – samle beslutningstakerne til et fellesmøte.
Noen ganger er det formelle beslutningskriterier, for eksempel at saken kan gjennomføres hvis den har fått flertall i et ledermøte. Andre ganger holder det med stilltiende aksept.
Uansett er en-til-en-møtene uvurderlige og et nyttig verktøy til utført stabsarbeid.
Serie: Du kan påvirke arbeidsplassen din
Denne artikkelen er siste del av tre om å gå fra å se et problem til å gjøre noe med det:
- Lær av feilene. Behandle kunnskap som noe verdifullt
- Gjør noe med feilene. Hjelp folk å løse problemer selv
- Få beslutningene gjennom ved å møte interessentene én og én.