En bedrift er en forskningsinstitusjon

Ikke la nestemann i din stilling gjøre de samme feilene som deg. Tenk at du er en forsker som skal eksperimentere og skrive ned det du lærer.

De fleste organisasjoner har overraskende kort hukommelse.

De har gjort erfaringer, men de klarer ikke trekke lærdommene ut av dem så de ikke gjør samme feil igjen.

Da jeg jobbet i Hurtigruten (ekspedisjonsdelen – der skipene ikke går langs norskekysten), vurderte vi ofte nye land å seile til. Forslagene ble noen ganger skutt ned hvis noen sa: «Der har vi vært før, og det fungerte ikke».

Ok, men hva var det som ikke fungerte? Hvor har vi skrevet ned lærdommene? Det eneste vi hørte var rykter. Som oftest husker folk best bare overskriften «det fungerte ikke».

Hurtigruten var et 125 år gammelt selskap, så i utgangspunktet skulle vi hatt 125 år med erfaringer. Men som i mange andre organisasjoner var det viktigere å løse dagens oppgaver enn å investere i kunnskap som kunne hjelpe neste generasjon.

Her kunne vi lært av akademia.

Forskere skriver ned det de oppdager. De lager seg teorier om hvordan verden fungerer. Og når det de ser ikke henger sammen med det de trodde, oppdaterer de teoriene.

Se for deg at kunnskapen om arbeidsplassen vår er en tung, rund stein.

Jo mer vi lærer, desto høyere ruller vi steinen opp en bakke.

Men på de fleste arbeidsplasser begynner steinen å trille ned igjen den dagen vi slutter i jobben. Nestemann må skyve steinen opp fra der vi selv startet. Han må lære de samme leksene og gjøre de samme feilene.

I forskning fungerer det annerledes. Ved å dokumentere det de lærer, slår de ned en kile som hindrer steinen å trille tilbake.

En avhandling, notat eller foredrag, er en påle i jorda som sier «Dette er det vi vet i dag». Det gjør at den samlede kunnskapen øker, fordi hver nye generasjon kan bygge videre på det som allerede er lært.

Presis uenighet

En annen fordel er at uenighet blir nyttigere.

I de fleste bedrifter handler diskusjoner om hvem som har best intuisjon, makt eller status.

Men der folk tenker som forskere, kan man holde hypotesene med lett grep og la bevisene tale for seg. Dere kan se forbi overskriften og finne ut hvilke av argumentene dere er uenige i.

I stedet for at det blir en krangel mellom salgsavdelingen og produktavdelingen om hvor lang seilasen bør være, kan man lage seg en hypotese og teste den. For eksempel: «Vi har en hypotese om at denne turen blir for kort for det tyske markedet. Vi tester hypotesen ved å selge den turen slik den er nå i tre uker til. Hvis salget er under X, gjør vi Y.»

Hvordan ta vare på det dere lærer

Kunnskap er en verdifull eiendel.

Andre eiendeler, som maskiner, vedlikeholder vi fordi vi vet de er dyre å erstatte. Men erfaringene våre er ofte enda dyrere.

For at ikke kunnskapssteinen skal trille ned igjen hver gang noen slutter, krever det tre ting:

1. Fang erfaringene

Da vi skjønte hvor mye kunnskap vi gikk glipp av, begynte vi med kvartalsvise evalueringsmøter i Hurtigruten. Alle som visste noe om hvordan seilasene hadde gått, fra salg til sjømenn, kom sammen og skrev ned hva vi hadde lært.

I Forsvaret kalte vi dette After Action Reviews. Etter hver øvelse skrev vi ned hva vi burde fortsette med og hva vi måtte gjøre annerledes neste gang. Det handler om hva vi selv burde gjøre bedre, ikke å kaste terningkast over andre.

2. Del erfaringene

Deretter må du gjøre erfaringene lette å finne. Det er overraskende vanskelig.

Noen arbeidsplasser har etablerte måter å dele kunnskapen på. Forskere vet hvilke tidskrifter som er verdt å lese. IT-folk pleier å ha gode tjenester for interndokumentasjon. Begge har sine konferanser for å oppdatere hverandre.

Det hjelper å ha både

• et sted hvor all kunnskapen er søkbar, som et internt Sharepoint, Wiki, Confluence e.l.,
• en måte å dele oppdateringer fortløpende. Fredagsforedrag, Pecha Kucha, nyhetsbrev o.l. fungerer alle godt.

Det behøver ikke være perfekt. En middels god mappestruktur er bedre enn at ingenting er skrevet ned.

3. Vurder din egen vurderingsevne

Det siste grepet er nyttig, men ydmykende: Hvor godt stemte din intuisjon med fakta?

Kunnskapen fester seg bedre hvis du på forhånd spør: «Hva tror du vil skje?»

I Hurtigrutens evalueringsmøter sammenlignet vi salgsprognosene med det faktiske salget. I akademia må forskere notere hypotesene sine før eksperimentet begynner. Vi blir gradvis bedre kalibrert når vi sammenligner det vi trodde med det som skjedde.

Bedre enn da du kom

Målet er ikke å skrive rapporter ingen leser. Men en organisasjon som lærer saktere enn folk slutter, starter egentlig på nytt hele tiden. Et 125 år gammelt selskap uten hukommelse har ingen fortrinn over et nytt selskap.

I speideren sa vi at du skulle forlate en leirplass i bedre stand enn du kom. Og det bør være målet vårt på jobb også. Jobben din er ikke bare å skjøtte oppgavene dine i dag, men å sørge for at nestemann i din stilling kan gjøre en bedre jobb enn deg selv. Dytt den steinen opp så langt du kan, og forlat den der – ikke nederst i bakken.

Kilder og inspirasjon

• Steven Spears bok The High Velocity Edge beskriver godt hvilket overtak en lærende organisasjon får.