Ikke kall det mønsterpraksis om det kan forbedres

Snarveien: Mønsterpraksis – eller best practice – kan gjøre det vanskelig for folk å komme med forbedringsforslag. Si heller at denne rutinen er den dårligste av alle fremtidige måter å gjøre ting på.

Det er nyttig å skrive gode rutiner. Det sementerer det som fungerer slik at ingen behøver finne opp kruttet på nytt.

Noen kaller det SOPer – Standard Operasjonsprosedyrer, andre kaller det mønsterpraksis, standard eller best practice.

Men det kan være gode grunner til å ikke være så optimistiske. På en arkivert episode av podcasten Gemba Academy forteller gjesten om hvordan de heller kalte rutinene sine for «worst practice». «Best practice» var et signal om at rutinen allerede var perfeksjonert, og det var ingenting man kunne tilføre den. Terskelen for forbedring ble for høy når de kalte dagens standard for den beste.

I stedet sa de: «Denne prosedyren er den dårligste av alle fremtidige måter å gjøre ting på (the worst it will ever be). Den kan bare forbedres, og alle forslag hjelper.»

Formålet med en standard er å sette et anker i fjellet – et utgangspunkt for mer forbedring. Den sier «Dette er vårt minimumsnivå i dag», men den skal ikke være maksimumsnivået. Gjør det derfor lett å forbedre rutinene dere bruker ved å si at «denne standarden er den dårligste den noensinne kommer til å være».

Og et par andre tips:

• Skriv på versjonsnummer eller «sist oppdatert», så er det lettere å se at det er et levende dokument.
• Ikke laminer rutinebeskrivelsen. Laminert er låst.

⚖️Overslaget

Det er ikke meningen å innføre byråkrati. Ha nok rutinebeskrivelser, men ikke mer. Målet er bare at «ting skal bli som vi har tenkt» (Magnus Lords definisjon av kvalitet), ikke at alle skal bli roboter.

Standardized work can be an ugly thing in the hands of control-oriented bureaucrats and a beautiful thing when it enables creativity and continuous improvement.

– Jeffrey Liker

🏷️Flere innlegg om lean og forbedringsarbeid her

Kilder og inspirasjon

• 💻 Mark Graban og Mike Rother har skrevet om hvordan kileillustrasjonen kan være misvisende. Det er et godt perspektiv!
• 🎧 Innen strategi er det også gode grunner til å ikke følge bransjestandard. Freek Vermeulen fra London Business School snakker på denne podkasten om hvordan det å ikke følge mønsterpraksis kan gi deg et konkurransefortrinn. Det er ikke helt det samme som å ha gode rutiner, men er et annet eksempel på at standarder bør utfordres.