Andreas Marstad

Kan du sette en kortere deadline?

Sist oppdatert:

Snarveien: Høyt tempo fører som regel til høyere kvalitet og lavere kostnader – stikk i strid med det vi tror. Så skru opp farten og se hva som skjer.

Hva hvis du hadde blitt kalt inn til interjvu samme dag som du søkte en jobb?

Og ikke bare det – du fikk også svar på jobbsøknaden samme kveld som siste intervju.

Det høres utrolig ut, men alt som skal til er at noen bestemmer seg for at du skal slippe å vente.

Vi tar for gitt at det skal være en treghet i alt. For hva er ellers vitsen med et venterom, om ingen venter der?

I forbedringsarbeid snakker vi om du skal forbedre kvalitet, hastighet, lønnsomhet eller ansatt-tilfredshet på en måte som ikke går på bekostning av de andre tre sidene ved en jobb. Men et overraskende fenomen er at hvis du korter ned tidsbruken, blir mye annet bedre av seg selv.

Kortere ledetid er en gullgruve.

Vurder å gjøre noe med tempoet i organisasjonen din, heller enn å kutte kostnader eller øke kvalitetet og motivasjon. De kommer av seg selv hvis tempoet går opp. Her er noen råd:

Start med en uforskammet tidsfrist

Alt begynner med et ambisiøst mål. Oppgaver uten tidsfrist blir rammet av Parkinsons lov – de eser ut og fyller tiden frem til fristen.

Den eneste måten å begrense tidsbruken er ved å sette en frist.

Jobb deg bakover fra fristen. Hvis du skal gi alle jobbsøkerne svar to dager etter søknadsfristen hva må du gjøre da? Kanskje må du:

1. Kutte ventetid

I langdryge prosesser er det som regel ikke arbeidet, men ventingen mellom stegene som tar tid. Ingen leser jobbsøknaden før det er gått noen dager. Og mellom hver gang noen gjør fremdrift på ansettelsesarbeidet, kan det gå timer eller dager uten fremdrift.

Hvis flere personer skal gi innspill på et dokument, sett dem i et rom sammen. Blokker kalenderne den dagen. Ikke lag kjedemailer hvor saken må vente på hver nye person. Få jobben unna uten pauser i mellom.

I Forsvaret lærte vi slow is smooth, and smooth is fast. Du øker ikke operasjonstakten ved å spurte, men ved å fjerne alt som hindrer jevnt tempo.

2. Fjern unødvendige steg

Komplekse prosesser har gjerne ingen eier, så ingen har våget å spørre «Hvorfor gjør vi det slik?»

Må det være sju personer som gir inspill på jobbsøknaden, eller kan de bare fortelle hvilke kriterier som er viktige for dem?

3. Ikke multitask

Lange tidsfrister gjør at du må gjøre flere ting på en gang, som igjen gjør at tidsfristene må være lange. Hvis du heller jobber med én ting om gangen kan du bli helt ferdig før du går videre.

På Lund sykehus i Sverige kortet ADHD-teamet ned utredningstiden fra 18 måneder til 3 uker per pasient. Før, da tidsfristen var lang, hadde sykehuset mange pasienter til utredning samtidig. Legene måtte veksle mellom pasienter og brukte mer tid på å lese seg opp på hver pasient. Men med et raskere forløp ble det færre pasientbytter og mer fornøyde leger og pasienter.

Hvis du skal behandle jobbsøknadene på to dager må du rydde kalenderen og kun gjøre det. Ellers blir det som nå, hvor intervjuet settes opp i de lukene der du og dine kollegaer tilfeldigvis har fri samtidig.

4. Forstå kritisk linje

I alle prosjekter har du noen steg som må være etter hverandre og setter tempoet for hele prosjektet. Disse kalles kritisk linje. Men det som ikke er på kritisk linje, kan du ofte forberede på forhånd eller gjøre parallelt.

For eksempel er det en kritisk linje fra søknadsfrist til tid for første intervju. Men du kan allerede før fristen begynne å vurdere de søknadene som allerede er kommet inn.

5. Lag et dårlig førsteutkast

Kortere frister gir deg lov til å ta lett på førsteutkastet. For som alle studenter har erfart, betyr ikke en lengre frist at du jobber grundigere med oppgaven. Du bare utsetter den mer.

En kort frist gir deg sparket bak du trenger for å komme i gang – og da har du noe du kan forbedre.

Kanskje er ikke kriteriene for hvordan rangere kandidatene perfekte. Men de kommer heller ikke til å bli perfekte om du hadde brukt tre måneder mer. Dunk ut noe som er godt nok, tidsnok.

⚖️Overslaget

Skal du skru opp tempoet, må du være tett på arbeidet. Å bare fyre av en kort deadline til noen som allerede er overbelastet, kan knekke den beste.

Men bruk utfordringen en kort tidsfrist gir til å forstå prosessen bedre. Det er en drivkraft, ikke en pisk.

Og så er det selvfølgelig noe arbeid som krever tid, modning og nøyaktighet. Men du har god dømmekraft og ser forskjellen.

Kilder og inspirasjon

🏷️Flere innlegg om lean og forbedringsarbeid her