Spør: Hva vil du med presentasjonen?

Snarveien: Presentasjonen blir bedre når du begynner med spørsmålet: «Hva vil jeg oppnå med det jeg viser?»

Detaljene: Hver dag sitter titusenvis av mennesker i møterom og trykker seg gjennom kjedelige presentasjoner. De fleste av disse ville blitt uendelig mye bedre om møtelederen hadde stilt seg noen grunnleggende spørsmål før de laget presentasjonen:

1. Hva vil jeg oppnå?
2. Hva vet publikum allerede?
3. Hva skal de gjøre eller tenke annerledes om etterpå?

1. Hva vil jeg oppnå?

Hva er formålet med denne presentasjonen?

Det er tre gyldige alternativer:

• Informere
• Diskutere og høre innspillene
• Ta en beslutning

Det finnes også en rekke mindre gyldige alternativer, som å prøve å se bra ut. Jeg har selv kastet bort mine kollegaers tid på å vise at jeg var kompetent og hadde gjort leksene mine. Ikke gjør det.

Prøv også å unngå andres feil. Bare fordi alle andre droner seg gjennom høytlesing av månedens salgstall, betyr ikke at du må føre tradisjonen videre. Nei, du kan selv starte fra scratch og hive ut det som ikke lenger er nyttig.

Beslutnings- og diskusjonssaker er ofte grei skuring, for da får du raskt tilbakemelding hvis de andre ikke synes de har fått godt nok grunnlag for å diskutere saken.

Men informasjonssaker har som regel potensial for forbedring. Her er noen spørsmål å stille seg før infosaker:

1a. Hva er du uenig i?

De beste informasjonssakene handler om en uenighet. På hvilken måte er bryter det du sier med det rådende verdensbilde?

Folk spisser ørene når du sier at det vi har trodd om et tema var feil eller at du har en høne å plukke med den eksisterende fortellingen.

Fra: «Salget økte raskt i juni»
Til: «Vi har misforstått kundemønstrene i sommer, men her er en bedre salgsprognose»

1b. Kan du grave dypere?

Du presenterer hva, men ofte er det som gjør en presentasjon interessant at du også forteller hvorfor og hvordan.

Fra: «Salget gikk ned»
Til: «Salget falt på grunn av konkurrentens reklamekampanje og vår leverandørsvikt»

Kan forutse oppfølgingsspørsmålene du kommer til å få? Da kan du være i forkant og heller fortelle en historie om hvorfor ting har blitt som de er blitt.

1c. Kan du tilføye noe til gruppens kunnskapspott?

En ledergruppe blir mer effektiv desto bedre de forstår sitt eget selskap og verden det konkurrerer i. Forstår vi mekanismene i markedet godt nok til at vi kunne forutse en salgsnedgang? Eller gjør dette at vi må finne ut mer om hva kundene vil ha?

Du skal ikke bare komme deg gjennom presentasjonen, men sørge for at gruppen har en større felles kunnskapspott når du er ferdig.

2. Hva vet de allerede?

Hvem er publikum? Har dere omtrent den samme fagkunnskapen, eller kommer du inn som ekspert?

Hvis det er det siste, må du være oppmerksom på at du lett kan overvurdere hvor mye de andre kan om ditt felt.

Vi har også vanskelig for å spole empatien tilbake til en tid før vi visste det vi vet nå – se tankefellen kunnskapens forbannelse. Har du jobbet i finans det siste året, husker du kanskje ikke hvordan det var å ikke vite hva en bip er eller hva CAGR står for. (Bip er et basispunkt – en jålete måte å si en hundredels prosent. CAGR: Compound annual growth rate – gjennomsnittlig årlig vekst.)

• Zoom langt nok ut til at folk forstår sammenhengen
• Forklar begreper
• Fortell hvordan du tolker informasjonen – ikke anta at de kobler punktene på samme måte som deg

3. Hva så?

Hva vil du at folk skal gjøre annerledes etter presentasjonen din?

Dersom publikum på noe tidspunkt begynner å spørre seg: «Hvorfor forteller han dette?», kan det være du holder dem som gissel.¹

Å bare informere er ikke det du egentlig vil. De fleste husker ikke hva du sa, men hva de skulle gjøre.

«We’re raising awareness,» sier amerikanerne du møter på sykkel gjennom Afrika. Joda.Men sannsynligvis vil du forandre noe – ikke bare informere.

For eksempel: Du vil at ledergruppen ikke bare skal vite at salget faller, men være med å finne ut hvorfor. Eller: Ja, det er nyttig å vite at de beste kandidatene i fjor kom fra Skole X, men du vil også at dere skal rekruttere mer derfra.

Om du starter med målet i tankene, er det lettere å jobbe seg bakover til hva du må vise eller fortelle for å oppnå det du vil med presentasjonen din.

Hva må du gjøre for at folk skal huske budskapet ditt? Hva må du be om, helt konkret, for at de skal handle annerledes etterpå?

Så ikke bidra til møteutmattelsen, men bestem deg for at du skal lede møter som engasjerer. Alt starter med dette spørsmålet: «Hva vil du oppnå med denne presentasjonen?»

🏷️Flere innlegg om effektive møter eller å presentere data.

Kilder og inspirasjon

• 📓Snarveier om dataanalyse og presentasjoner
• 🎧Lederpodden om klare bestillinger i møter
• 💻FirstForty: Add to the pool of shared meaning