Fortell en historie med presen­tasjonen din

Snarveien: Det er lettere å følge en sammenhengende historie enn en vinglete monolog. Her er tre verktøy for å holde strukturerte presentasjoner.

Detaljene: Har du noen gang sett en kollega sette inn HDMI-kabelen, skru på presentasjonen og hive seg rett ut i en dyptgående analyse du ikke skjønner noe av?

Jeg har gjort meg skyldig i usammenhengende presentasjoner selv. Å holde en dårlig presentasjon er litt som å være død – det er de andre som lider. Selv merker man ingenting.

Men dette kan du lett forbedre ved å gi publikum litt bakgrunn, fortelle hvorfor problemet er viktig og ikke stupe rett inn i detaljene. Se på presentasjonen som en historie, en logisk og strukturert beretning, som munner ut i en anbefaling.

Her er tre rammeverk som kan være til hjelp:

Situasjon - Komplikasjon - Løsning

McKinseys SKL-rammeverk (SCR på engelsk: Situation Complication Resolution) gir en enkel struktur på historien du forteller.

Begynn med å gi litt bakgrunn om situasjonen. Hva har skjedd frem til dette? Hvordan er ting nå? Hva er fakta i saken?

Så kommer komplikasjonen – grunnen til at du tar opp temaet i dette møtet. Hva er problemet vi må ta tak i? Hva står på spill?

Avslutt med løsningen. Hvilke muligheter har vi til å fikse problemet? Hva anbefaler du? Hva skal ledergruppen gjøre eller tenke, basert på det du har sagt?

Ta Ringenes Herre, for eksempel:

• Situasjon: Det er fred i Hobsyssel. Frodo får en magisk ring av sin onkel.
• Komplikasjon: Sauron kunne også tenke seg denne ringen. Hobbitene må ut på reise for å ødelegge ringen.
• Løsning: Etter mye strev, kommer Frodo til Mordor og ødelegger ringen.

Eller som en ledergruppesak:

• Situasjon: Vi har brukt den lokale leverandøren og vært fornøyde med dem.
• Komplikasjon: Leverandøren har fått økonomiske problemer. De står i fare for å gå konkurs.
• Løsning: Vi må ta stilling til om vi skal gå inn på eiersiden deres, eller finne en annen leverandør.

Pyramideprinsippet

Unge konsulenter får så vidt kommet seg inn døra første dag på jobb før de blir indoktrinert med Pyramideprinsippet.

Barbara Minto beskrev på 60-tallet en måte å strukturere argumenter ovenfra og ned. Du må gjerne tenke nedenfra og opp, men budskapet formidles best når du begynner med hovedargumentet og støtter opp med analyser og underargumenter.

BLUF – Bottom Line Up Front, deretter underpunktene (gjerne tre i god konsulentånd).

Det er generelt en god regel, og du kan også bruke det når du skriver e-post.

Ikke:

«Emne: Angående fabrikkbesøk
Hei!
Nå har Jonas vært på befaring, og det er mange hensyn å ta, men jeg tror han ser behovet. I det sjiktet vil nok en årslønn ligge på 600 000 kr. Pia tror en ansettelse kunne være en god idé. Det ligger i budsjettet en stillingshjemmel.»

Etter pyramideprinsippet:

«Emne: Vi planlegger å ansette en person til fabrikken ASAP.
Hei!
Si fra hvis du er uenig innen fredag, men jeg har tenkt å lyse ut en heltidsstilling ved fabrikken. Det er tre grunner til det:

• Vi har en ledig stillingshjemmel i budsjettet (ca. 600 000 kr/året)
• Jonas har vært på befaring og ser behovet
• Pia anbefaler en ansettelse.

Jeg tar kontakt på fredag om jeg ikke har hørt fra deg innen da.»

PUMA

Dan Roams PUMA-modell er den jeg bruker oftest. The Presentation’s Underlying Message Architecture (PUMA) er en påklistret forkortelse, men tegningen av en puma hjelper å huske prinsippet.

Den bygger på pyramideprinsippet, og kombinerer en overhengende vannrett historie, med loddrette eksempler og analyser:

Sett det sammen, og det blir en liten puma:

Før du åpner PowerPoint bør du strukturere historien din. Garr Reynolds anbefaler tavle eller Post-its. Dan Roam bruker Excel:

🏷️Flere artikler om dataanalyse og presentasjoner

Kilder og inspirasjon:

• Dan Roams slider er hentet fra hans presentasjon på Slideshare