Gi oss memorandumet tilbake
Sist oppdatert:Snarveien: Ikke la det offisielle notatet dø ut. Vi trenger noe mer varig enn slack-meldinger og teams-møter. Her er noen eksempler på gode notater.
Jeg savner tiden der folk skrev notater – memoer på engelsk. Et konsist skriv, som ga bedriften ny retning, fortalte hvordan sjefen ville ha det, eller ga ledelsen et nyttig innspill.
De fleste bedrifter kunne hatt nytte av mer skriftlig kommunikasjon, men det er noe eget med notatet.
Det er konsist – ikke mer enn to sider.
Det har en overskrift som gjør det lett å vise tilbake til.
Det legger frem et forsvarbart synspunkt. Dermed blir også diskusjonene på jobb bedre.
Eksempler
Winston Churchill: Brevity (1940)
For å gjøre jobbene våre må vi alle lese en mengde dokumenter. Nesten alle er for lange. Det kaster bort tid, og tvinger oss til å bruke energi på å lete etter de sentrale poengene.
Jeg ber mine kolleger og deres staber om å se til at deres rapporter blir kortere.
Målet bør være rapporter som legger frem hovedpunktene i en serie korte, stramme og klare avsnitt. (…)
La oss få en slutt på uttrykk som: «Det er også av betydning å ta følgende hensyn i betraktning …», eller «Det bør vurderes om det er mulig å sette ut i livet …». De fleste av disse ulne vendingene er bare fyllstoff, som like gjerne kan sløyfes – eller erstattes med ett ord. La oss ikke vegre oss for å bruke korte, uttrykksfulle setninger, selv om de virker muntlige.
Korte og klare rapporter kan først virke uhøvlede sammenlignet med den polerte embetsmannsjargongen, men de vil spare betydelig med tid. Samtidig vil disiplinen det krever å konsist uttrykke de sentrale poengene bidra til at forfatteren tenker klarere.
Det er sterkt! Churchills råd holder seg så godt at jeg brukte dem i et leserinnlegg til forsvarsbladet Stratagem.
John Watson: Completed Staff Work (1942)
Under den andre verdenskrig jobbet den senere IBM-sjefen Thomas Watson junior i det amerikanske luftforsvarets stab. I stabshåndboken leste han instruksen «Completed Staffwork», som han senere tok med seg til IBM og videresendte til sine ansatte.
Her som pdf fra Sri Amks side, eller i norsk oversettelse.
Warren Buffett: Reputation and succession planning (2010)
Annethvert år sender investor Warren Buffett dette brevet til lederne i Berkshire Hathaways porteføljeselskaper. Det levner ingen tvil om hvor viktig omdømme er for Buffett:
This is my biennial letter to reemphasize Berkshire’s top priority and to get your help on succession planning (yours, not mine!).
The priority is that all of us continue to zealously guard Berkshire’s reputation. We can’t be perfect but we can try to be. As I’ve said in these memos for more than 25 years: “We can afford to lose money – even a lot of money. But we can’t afford to lose reputation – even a shred of reputation.” We must continue to measure every act against not only what is legal but also what we would be happy to have written about on the front page of a national newspaper in an article written by an unfriendly but intelligent reporter.
Sometimes your associates will say “Everybody else is doing it.” This rationale is almost always a bad one if it is the main justification for a business action. It is totally unacceptable when evaluating a moral decision. Whenever somebody offers that phrase as a rationale, in effect they are saying that they can’t come up with a good reason. If anyone gives this explanation, tell them to try using it with a reporter or a judge and see how far it gets them.
If you see anything whose propriety or legality causes you to hesitate, be sure to give me a call. However, it’s very likely that if a given course of action evokes such hesitation, it’s too close to the line and should be abandoned. There’s plenty of money to be made in the center of the court. If it’s questionable whether some action is close to the line, just assume it is outside and forget it.
As a corollary, let me know promptly if there’s any significant bad news. I can handle bad news but I don’t like to deal with it after it has festered for awhile. A reluctance to face up immediately to bad news is what turned a problem at Salomon from one that could have easily been disposed of into one that almost caused the demise of a firm with 8,000 employees.
Somebody is doing something today at Berkshire that you and I would be unhappy about if we knew of it. That’s inevitable: We now employ more than 250,000 people and the chances of that number getting through the day without any bad behavior occurring is nil. But we can have a huge effect in minimizing such activities by jumping on anything immediately when there is the slightest odor of impropriety. Your attitude on such matters, expressed by behavior as well as words, will be the most important factor in how the culture of your business develops. Culture, more than rule books, determines how an organization behaves.
In other respects, talk to me about what is going on as little or as much as you wish. Each of you does a first-class job of running your operation with your own individual style and you don’t need me to help. The only items you need to clear with me are any changes in post-retirement benefits and any unusually large capital expenditures or acquisitions.
I need your help in respect to the question of succession. I’m not looking for any of you to retire and I hope you all live to 100. (In Charlie’s case, 110.) But just in case you don’t, please send me a letter (at home if you wish) giving your recommendation as who should take over tomorrow if you should become incapacitated overnight. These letters will be seen by no one but me unless I’m no longer CEO, in which case my successor will need the information. Please summarize the strengths and weaknesses of your primary candidate as well as any possible alternates you may wish to include. Most of you have participated in this exercise in the past and others have offered your ideas verbally. However, it’s important to me to get a periodic update, and now that we have added so many businesses, I need to have your thoughts in writing rather than trying to carry them around in my memory. Of course, there are a few operations that are run by two or more of you – such as the Blumkins, the Merschmans, the pair at Applied Underwriters, etc. – and in these cases, just forget about this item. Your note can be short, informal, handwritten, etc. Just mark it “Personal for Warren.”
Thanks for your help on all of this. And thanks for the way you run your businesses. You make my job easy. WEB/db
P.S. Another minor request: Please turn down all proposals for me to speak, make contributions, intercede with the Gates Foundation, etc. Sometimes these requests for you to act as intermediary will be accompanied by “It can’t hurt to ask.” It will be easier for both of us if you just say “no.” As an added favor, don’t suggest that they instead write or call me. Multiply 76 businesses by the periodic “I think he’ll be interested in this one” and you can understand why it is better to say no firmly and immediately.
Fra side 104 i 2010-årsrapporten til Berkshire Hathaway
Steve Jobs: Next Memo (1986)
Steve Jobs’ notat til de ansatte i Next er fremdeles relevant. Han foreslår to måter for å gjøre selskapet mer produktivt:
- Sørg for å ha få, men flinke ansatte. Store team sinker alle.
- Vi trenger uforstyrret tid. Torsdagene bør være uten møter. (Paul Graham sier noe lignende om uforstyrret tid i Maker’s Schedule, Manager’s Schedule)
Statsministerens kontor: Om r-konferanser
Lars tipset meg om at det offisielle Norge gir tips til statsrådene om hvordan skrive et regjeringsnotat.
Her er noen høydepunkter:
Formålet med et regjeringsnotat er (…) å få fram hvorfor statsråden er kommet til konklusjonen i notatet.
Et regjeringsnotat må være knapt og konsist i formen. Det skal normalt ikke overstige en lengde på to sider.
Å gi en kort framstilling av problemstillingene som skal drøftes, kan være krevende. Vi anbefaler derfor:
- å arbeide med den språklige framstillingen slik at formen blir knapp og konsis
- å skrive klart og forståelig og unngå lange, kompliserte setninger
- å unngå lange og generelle beskrivelser av politikkområdet, men heller gå mer direkte på på problem, alternativer, vurderinger og foreslått løsning
Et regjeringsnotat skal som hovedregel ha en kort og selvforklarende overskrift som betegner den aktuelle saken.
Et regjeringsnotat er et dokument fra én eller flere statsråder til regjeringens medlemmer. Det skal skrives i jeg-form (ev. vi-form), med unntak av konklusjonspunktene.
Notatet bør ha et kort første avsnitt som angir formålet med å fremme notatet.
Regjeringsnotatet skal inneholde en klar og oversiktlig framstilling av saken med presentasjon av nødven- dige fakta og de sentrale spørsmålene saken reiser. Det må tydelig framgå hva regjeringen skal ta stand- punkt til. Foreslås det i notatet nye tiltak, må en redegjøre for hva som er problemet og hva en vil oppnå med tiltakene.
Ved behandlingen av et regjeringsnotat er det bare forslaget til konklusjon som regjeringen gir sin tilslutning til. Et regjeringsnotat skal derfor alltid avsluttes med forslag til konklusjon i saken. Forslaget til konklusjon må være klart og operativt slik at det framgår tydelig hva statsråden ber om regjeringens tilslutning til. Med operativ menes at dersom regjeringen slutter seg til konklusjonen, så skal noe skje som en følge av dette.
🏷️Flere innlegg om å skrive for å lede