Ha en felles norm for filnavn
Sist oppdatert:Snarveien: Du kan være en frustrasjonsfjerner. Ta vekk litt daglig kaos ved å innføre en felles mal for filnavn.
Detaljene: På LinkedIn finner du mange gode lederråd om å lytte til de ansatte, ta vare på deg selv og unngå tyrannisk detaljstyring.
Dette er gode råd. Men lederoppgaven det skrives for lite om er å skape orden i kaoset.
Filnavn kan virke som det minst relevante slaget å kjempe, men det er undervurdert som verktøy for å skape en ryddig arbeidsplass.
Kaos
Kanskje ser mappen med møtereferater slik ut:
📄 031524 Referat
📄 1. mars Ledermøte referat
📄
240322_Ref_LMØ
📄 Ledermøte tirsdag 29.03
📄 Referat
v3.1 FINAL rettet AM
Her har du en kilde til frustrasjon!
Så hvorfor ikke være en frustrasjonsfjerner?
Det kommer ikke av seg selv:
Den klassiske måten å lede på, er å si «Alle gjør så godt de kan, og så får vi se hvordan det går.»
Men det er bedre at vi bestemmer oss for hvordan vi vil ha det, og jobber målrettet mot det.
– Magnus Lord, overlege for virksomhetsutvikling, Värmland.
Orden
Å lede er å forbedre ting. Det er å rydde vekk det som står i veien for at folk kan gjøre en god jobb. Begynn med å rydde unna det lille hinderet som gjør at folk lettere kan finne riktig dokument.
Innfør en regel for hvordan filnavn skal navnes. For eksempel ÅÅÅÅ-MM-DD Referat forum.
Da hadde mappen sett slik ut:
📄 2024-03-01 Referat Ledermøte
📄 2024-03-08 Referat
Ledermøte
📄 2024-03-15 Referat Ledermøte
📄
2024-03-22 Referat Ledermøte
📄 2024-03-29 Referat
Ledermøte
Noen tips:
- Navnet har to hensikter:
- Fortelle hva filen inneholder
- Sørge for at filene automatisk legger seg i riktig rekkefølge.
- For å få filen i kronologisk rekkefølge, er det best å starte med årstall – helst med datoformatet over.
- Skal filene være maskinlesbare bør du utelukkende bruke små bokstaver og - eller _ i stedet for mellomrom. Om de kun skal være lesbare for mennesker, foretrekker jeg mellomrom og vanlige bokstaver.
- Tall – som i versjonsnummer – bør være venstre-paddet
med en null (eller så mange nuller du trenger):
- v01, v02, v10 kommer i riktig rekkefølge
- v1, v10, v2 gjør ikke det.
- Du kan ha ulike konvensjoner for ulike områder av jobben. Et sted kan det være dato_prosjektnavn_inndatakilde, et annet “DATO Forum Forfatter Versjon” osv.
- Skriv en readme-fil i mapper der du bruker andre filnavnkonvensjoner.
- Unngå spesielle tegn som % ? / * osv., siden disse kan være vanskelige å søke på.
- Noen liker å ha en mappestruktur med tall foran, for at
mapppene skal legge seg i riktig rekkefølge, ikke i
alfabetisk. For eksempel for statistikkprosjekter bruker
jeg:
- 📁 01_data
- 📁 02_mellomregning
- 📁 03_r-filer
- 📁 04_grafer
Du trenger ikke standarder for alt, og det trenger heller ikke være du som bestemmer hvordan de skal være. Men som leder er det noen ting du kan sette i gang. Det er ofte enklere om du bare sier “sånn gjør vi det”, enn å la folk bruke tid på å diskutere småting eller frustreres over kaoset.